E-mails como usarlo en forma efectiva, pues constituye una herramienta de importancia capital en nuestros días por su uso cotidiano.

Los e-mails son, junto con el teléfono y la conversación cara a cara, una de las formas predominantes de comunicación en el ámbito empresario.

En efecto, siendo una herramienta tan importante para la transmisión de mensajes, resulta sorprendente percibir las deficiencias generalizadas en su uso.

Incluso, la casi nula intervención de las empresas para mejorar su efectividad.

Sin embargo, es un área que tiene un impacto muy importante en la gestión diaria y en los resultados del negocio.

Por otra parte, cuando se trata de enviar o responder un e-mail, la prisa y la urgencia son el denominador común.

Sin duda, la principal motivación es pasar lo más pronto posible a otra cosa.

Como resultado, existe una cantidad de situaciones que entran en el catálogo de las deficiencias comunicacionales, que conllevan:
  • Malos entendidos.
  • Inefectividades.
  • Mediocridades en la ejecución de las tareas involucradas.
  • Errores que, en el mejor de los casos, tienen efectos aislados.

No obstante, en muchos otros desencadenan problemas en cascada, con consecuencias de dimensiones imprevisibles.

Y por supuesto, todo con sus costos económicos resultantes, además de:
  • Malestares.
  • Pérdidas en términos de calidad y credibilidad.
Les dejamos algunos tips para mejorar la efectividad de sus comunicaciones online:
1. Relea con atención antes de enviar

Antes de hace click en “Enviar”, vuelva a leer lo que acaba de escribir.

Lea con atención, no haga una lectura ‘a vuelo de pájaro’.

Tenga en cuenta que nuestro cerebro tiene trucos que resultan engañosos.

Incluso, con frecuencia nos hace creer que el texto dice algo que realmente no dice.

Por ejemplo, cuando nosotros mismos somos los autores.

Es muy importante que se tome el tiempo y sobre todo, póngase en el lugar de su interlocutor.

Por lo tanto, no dé por hecho que la persona del otro lado entenderá lo mismo que usted quiso decir.

Pregúntese si su interlocutor conoce o está al tanto de todos los antecedentes que usted está presuponiendo

Así como también, si algún punto puede requerir detalles adicionales para él o ella.

Por eso, vuelva a leer lo que acaba de escribir prestando atención al sentido lógico de su texto.

Más allá de la corrección gramatical, demasiado a menudo enviamos y recibimos mails con frases que resultan casi incomprensibles.

Además, requieren un gran esfuerzo (y tiempo) para intentar descifrar lo que el autor quiso decir.

Recuerde, una relectura del mail antes de enviarlo puede:

  • Ahorrar muchos malos entendidos.
  • Tiempo.
  • Errores.
  • Costos en términos económicos y de relaciones humanas saludables y cordiales.
2. Haga un esfuerzo por escribir bien

Aunque usted no sea una persona dotada en las artes literarias, ni un devoto de la corrección gramatical, un pequeño esfuerzo por escribir bien jugará a su favor en términos de imagen.

En realidad, a muchas personas no les importa si usted escribe bien, regular o mal.

Tan cierto como que a muchas otras personas sí les importa.

Y no menos importante:
  • Personas de otras empresas.
  • Público general –clientes, proveedores, partners.

Sin duda, evaluarán la excelencia profesional de la empresa que usted representa, a través de la manera en que usted escribe sus correos electrónicos.

Asimismo, es importante que desde las esferas directivas de las empresas se tome conciencia  de este aspecto.

Es decir, del valor de encarar políticas y acciones destinadas a mejorar la calidad de los mails de los miembros de la organización.

Sobre todo, tanto en función de la calidad de las comunicaciones internas como de la imagen externa de la compañía.

3. Lea con atención el mail que está respondiendo

Cuando esté respondiendo un mail a una persona que requiere algún tipo de respuesta,lea ese mail con atención.

Asegúrese de dar respuesta a todas y cada una de las:

  • Preguntas.
  • Consultas.
  • Requerimientos.

Genera mucho malestar cuando enviamos un mail con varias consultas o preguntas y recibimos una respuesta en términos vagos y genéricos.

Así como , deja sin responder uno o más puntos.

Como resultado, un mail respondido solo parcialmente, provoca:

  • Malestar.
  • Pérdidas de tiempo.

Por consiguiente, nos impide avanzar con las tareas que tenemos por delante y que dependen de esas respuestas.

4. Ponga atención al ‘asunto’ de los mails

Un aspecto al que pocas personas prestan suficiente atención es a definir claramente el “asunto” del mail.

El “asunto” tiene una función estratégica en varios sentidos:
  • Permite al destinatario identificar rápidamente el motivo o tema del mail.
  • Ayuda a evaluar la importancia y urgencia que puede tener.

En efecto, si por alguna razón debemos buscar ese mismo mail un tiempo más adelante, un “asunto” bien definido nos ayudará a encontrarlo con mayor facilidad.

Incluso, una práctica habitual es incluir en un mismo mail cuestiones que no tienen ninguna relación entre sí.

Simplemente por aprovechar que estamos enviando un mail por un tema específico, incluimos allí mismo otros asuntos que queremos informar o consultar.

Una práctica más eficiente es enviar un mail por cada tema.

De igual forma, evitando que las “conversaciones” se vuelvan engorrosas y facilitando búsquedas posteriores de mails específicos.

“Mejores prácticas” para lograr comunicaciones más efectivas

Todo lo dicho podría resumirse, seguramente, en un único consejo:

Cuando vaya a abrir sus mails, ponga su atención en esa actividad.

Además, hágalo con esmero y sentido de responsabilidad, teniendo como premisa el logro de la mayor efectividad posible.

Una buena práctica es apartar dos momentos al día, uno a la mañana y otro a la tarde, para responder mails.

De esa manera logrará dos beneficios:

1.No se estará distrayendo permanentemente con esta actividad.

2. Cuando sea la hora de los mails, podrá sacar su cabeza con mayor facilidad de otras cosas y dedicarse específicamente a esa tarea, haciéndolo con mayor eficiencia y efectividad.

Autor: Esteban Owen, sht.com.ar

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